Die Schulthess Juristische Medien AG hat die Verlagssoftware knkVerlag erfolgreich in Betrieb genommen. Das Projekt war im letzten Oktober gestartet und wurde wie geplant im Mai 2014 abgeschlossen.

Mit der Einführung der integrierten Verlagssoftware in Lektorat, Herstellung und Honorarabrechnung sowie der Verschlankung der internen Prozesse reagiert der Verlag auf den steigenden Kostendruck in der Verlagsbranche und legt den Grundstein für das weitere Unternehmenswachstum.

„Prozess- und Kostenoptimierungen gewinnen in der Verlagsbranche zunehmend an Bedeutung“, so Dr. jur. Karen Schobloch, Geschäftsführende Verlegerin der Schulthess Juristische Medien AG. „Auch bei uns wird heute jeder Titel vor der Freigabe auf seine Wirtschaftlichkeit geprüft. Wir kalkulieren die verschiedensten Varianten in Bezug auf Auflage, Ausstattung und die erwarteten Verkaufszahlen mit Hilfe der realen Lieferantenpreise in knkVerlag. Die notwenigen Bestellaufträge werden dann direkt aus der finalen Kalkulation im System erzeugt und verschickt – keine Daten in Excel, kein zusätzlicher manueller Aufwand und Minimierung von Fehlern. Eingehende Rechnungen werden ebenfalls in knkVerlag gegen das kalkulierte Budget gebucht und wir erhalten auf Knopfdruck einen aktuellen Soll-Ist-Vergleich. Nach Abschluss des Projektes kommt die Nachkalkulation – ebenfalls in knkVerlag – unter Berücksichtigung aller in der voll integrierten Finanzbuchhaltung aufgelaufenen Kosten und Erlöse. So können wir den Erfolg jedes Titels, aber auch mehrerer Werke einzelner Autoren sowie jeder Reihe objektiv beurteilen.“

Neben den externen Kosten wird heute auch die Arbeitszeit der Mitarbeiter projektbezogen erfasst und in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines Titels einbezogen. Hierzu verwendet Schulthess die in knkVerlag integrierte Projektzeiterfassung, so dass keine Gemeinkostensätze für die Personalkosten in die abschließende Nachkalkulation eingehen, sondern die tatsächlich geleistete Zeit angesetzt wird.

„Mit der Einführung von knkVerlag haben wir es geschafft, unsere Prozesse genauer zu definieren und zu verschlanken. Wir sind mit einer Vielzahl von Excel-Tabellen gestartet, die jeder Mitarbeiter nach individuellem Ermessen gepflegt hat und sind heute bei einem integrierten System angekommen, mit dessen Hilfe Zuständigkeiten und Abläufe einem einheitlichen Muster folgen – ein klarer Gewinn an Produktivität und Professionalität!“, erklärt Karen Schobloch.

Die Einführung von knkVerlag und die Reorganisation der internen Abläufe wurden innerhalb von nicht einmal einem Jahr umgesetzt. Die Gründe für den Projekterfolg sieht knk-Projektleiter Alexander Mädge vor allem im Schulthess-Projektteam um Projekt- und IT-Leiter Marcel Häfner und der knk-Projektmethodik.

„Dieses Projekt zeigt einmal mehr, wie wichtig es ist, sich in IT-Projekten auf eine stringente Projektmethodik zu verlassen und die Mitarbeiter des Verlags einzubinden. Das Schulthess-Projektteam hat sich voll und ganz auf das Projekt eingelassen und es aktiv mitgestaltet. Sie haben nicht nur über 100 Use-Cases erarbeitet sondern basierend darauf auch mehr als 700 Testfälle erstellt, um die Software vor dem Einsatz intensiv zu prüfen und sich mit der Bedienung vor der Inbetriebnahme vertraut zu machen. Durch dieses Engagement verlief der Echtstart reibungslos und das Projekt wurde zu einem vollen Erfolg“, fasst knk-Projektleiter Alexander Mädge zusammen.

Über Schulthess Juristische Medien AG:

Die Schulthess Juristische Medien AG gehört mit über 2000 lieferbaren Verlagswerken, darunter 42 Schriftenreihen und zahlreiche elektronische Publikationen, zu den führenden Schweizer Buch- und Zeitschriftenverlagen. Das Schulthess-Verlagsteam besteht aus: Verleger, ProjektleiterInnen, Projektmitarbeitern, Verlagsassistentinnen, Marketingfachleuten sowie MitarbeiterInnen der Auslieferung und Produktion, die alle im Sinne der über 200 Jahre alten Unternehmenskultur die professionelle und respektvolle Betreuung der Autorinnen und Autoren sowie die Umsetzung der Projekte hochhalten.

Über knk:

Die knk Business Software AG entwickelt und vertreibt mit knkVerlag die einzige von Microsoft zertifizierte Branchensoftware für das Verlagswesen weltweit. Das Unternehmen ist Fördermitglied im Verband Deutscher Zeitschriftenverleger und korrespondierendes Mitglied im Börsenverein des deutschen Buchhandels. knk betreut über 150 Verlage in Deutschland, Europa, Nordamerika und Asien. knkVerlag basiert auf modernster Web- und BI-Technologie.

007-2014_knk Presse